Ispravak evidencije radnog vremena - pogreške, postupak i obračun

Radnik je završio u 16:00, ali se zaboravio odjaviti. Aplikacija je ostavila otvorenu smjenu, voditelj je naknadno upisao 18:00, a računovodstvo je već preuzelo podatke. Sada treba ispraviti više od jednog broja: utvrditi stvarni rad, povezati izmjenu s obračunom i osigurati da svi koriste istu verziju evidencije.

Ovaj vodič opisuje praktičan postupak za takve situacije. Namijenjen je malim poslodavcima, voditeljima i administraciji koji trebaju pouzdano ispraviti pogrešku bez naknadnog nagađanja što se promijenilo.

Što propisi traže od evidencije

Prema Pravilniku NN 55/2024, evidencija treba odgovarati stvarnom stanju, biti točna i ažurna, a podatke treba unijeti najkasnije sedmog dana od dana na koji se odnose. Početak i završetak rada obvezno se vode kada je to uređeno odgovarajućim ugovorom, sporazumom s radničkim vijećem ili pravilnikom o radu. Pravilnik, članci 13. i 15..

Iz tih zahtjeva slijedi praktičan pristup: utvrđenu pogrešku treba razjasniti i podatke uskladiti sa stvarnim događajem. Postupak i bilješka predloženi u nastavku interna su preporuka, a ne poseban obrazac propisan Pravilnikom.

Opći pregled obveznih podataka nalazi se u članku Evidencija radnog vremena prema Pravilniku NN 55/2024.

Najprije prepoznajte vrstu pogreške

Prije uređivanja provjerite je li pogrešan događaj, oznaka, trajanje ili samo način prikaza. Isti postupak neće odgovarati svakoj situaciji.

Pogreška	Primjer	Prva provjera
Nedostaje registracija	Nema odjave odlaska	Kada je rad stvarno završio
Zamijenjena znamenka	Uneseno 18:00 umjesto 16:00	Izvorni podatak i potvrda voditelja
Pogrešna odsutnost	Godišnji odmor upisan umjesto odobrenog plaćenog dopusta	Dokument koji potvrđuje osnovu odsutnosti
Dvostruki unos	Ista smjena uvezena dva puta	Datum, radnik i izvor uvoza
Pogrešan datum	Smjena nakon ponoći vezana uz pogrešan dan	Početak, završetak i datum svakog dijela rada
Zamjena formata	7,30 upisano kao decimalni broj sati	Koristi li polje decimalne sate ili sate i minute

Kod rada preko ponoći provjerite i razvrstavanje posebnih sati. Promjena datuma može utjecati na to je li dio rada bio nedjeljom ili blagdanom, iako ukupno trajanje smjene ostaje jednako. Povezani vodič: Rad nedjeljom i blagdanom - dodaci i evidencija.

Postupak ispravka u pet koraka

1. Zabilježite što je prijavljeno

Za početak su dovoljni ime radnika, datum rada, trenutačni zapis i kratko objašnjenje pogreške. Primjer: "Za 8. rujna nema završetka rada; radnik navodi odlazak u 16:00."

Nemojte odmah pretvoriti navod u potvrđeni podatak. Ako voditelj još nije provjerio događaj, označite da je provjera u tijeku. Tako druga osoba neće pretpostaviti da je unos spreman za obračun.

2. Provjerite stvarni događaj

Usporedite objašnjenje radnika s raspoloživim poslovnim zapisima: potvrdom voditelja, predajom smjene, radnim nalogom ili drugom dokumentacijom povezanom s tim danom. Raspored pokazuje plan rada; sam po sebi ne potvrđuje da se sve dogodilo prema planu.

Ako se izjave razlikuju, zabilježite razliku i tražite dodatno pojašnjenje. Nemojte proizvoljno odabrati sredinu između dva navedena vremena. Za kasniji obračun potreban je utvrđen podatak, a ne kompromisni broj.

3. Sačuvajte podatke prije i poslije izmjene

Uz ispravak preporučujemo ostaviti kratku bilješku koja sadrži stari zapis, novi zapis, razlog, datum provjere i osobu koja je promjenu odobrila. U tablici to može biti zaseban list izmjena, a u aplikaciji povijest promjena ako je podržana.

Datum rada i datum ispravka vodite odvojeno. Događaj od 8. rujna koji je provjeren 10. rujna treba ostati vezan uz 8. rujna, uz vidljivo vrijeme naknadne obrade.

4. Provjerite povezane podatke

Nakon promjene pogledajte dnevni i mjesečni zbroj, vrstu sati i stanje odsutnosti. Ako ste godišnji odmor zamijenili plaćenim dopustom, provjerite je li radniku vraćen pogrešno potrošen dan godišnjeg odmora.

Posebno provjerite je li stari podatak već završio u izvozu za računovodstvo. Ispravak u aplikaciji neće nužno promijeniti datoteku koju je netko ranije preuzeo i spremio na svoje računalo.

5. Potvrdite koja verzija vrijedi

Osobi koja vodi obračun pošaljite jasan popis promjena i novu verziju pregleda. Dogovorite potvrdu da je zamjenska verzija preuzeta. Radniku također objasnite kako je njegov zahtjev riješen, osobito ako se mijenja obračun ili stanje godišnjeg odmora.

Primjer bilješke o zaboravljenoj odjavi

Ovo je izmišljeni primjer internog zapisa za radnika čija je odjava naknadno dopunjena:

Podatak	Primjer unosa
Oznaka ispravka	ERV-2026-09-004
Radnik	Primjer radnika
Datum rada	8. rujna 2026.
Prvotni zapis	Početak 08:00; završetak nije unesen
Ispravljeni zapis	Početak 08:00; završetak 16:00
Razlog	Zaboravljena odjava nakon završetka smjene
Osnova provjere	Objašnjenje radnika i potvrda voditelja smjene
Datum ispravka	10. rujna 2026.
Odobrio	Voditelj smjene
Utjecaj na obračun	Dopunjen dnevni zapis; obračun još nije izrađen

Oznaka ispravka nije zakonski obvezan identifikator. Korisna je ako se na isti događaj odnosi više poruka ili dokumenata: svi mogu navesti istu oznaku umjesto ponovnog prepričavanja problema.

U bilješci koristite samo podatke potrebne za provjeru. Ako je predmet ispravka odsutnost, ne prepisujte privatne zdravstvene detalje u zajedničku tablicu.

Što ako je plaća već obračunata ili isplaćena

Prvo utvrdite dokle je postupak stigao. Razlikujte radnu verziju obračuna, obračun pripremljen za isplatu i već provedenu isplatu s predanim prijavama.

Trenutačno stanje	Predloženi sljedeći korak
Podaci još nisu poslani računovodstvu	Ispraviti evidenciju i izraditi provjereni izvoz
Obračun je pripremljen, isplata nije provedena	Poslati razliku i zatražiti provjeru obračuna prije isplate
Plaća je isplaćena	S računovodstvom utvrditi razliku i potreban postupak doplate ili povrata
JOPPD je predan	Provjeriti mijenja li ispravak podatke na prijavi i treba li odgovarajući ispravak ili dopuna

Primjerice, pogrešno označena vrsta rada može promijeniti dodatak na plaću iako broj sati ostane jednak. Zato nije dovoljno računovodstvu napisati "ukupni sati su isti". Navedite i koja se kategorija mijenja.

Ako je radniku isplaćeno previše, nemojte automatski skinuti razliku sa sljedeće plaće. Zakon o radu zabranjuje naplatu poslodavčeva potraživanja uskratom plaće bez suglasnosti radnika, koju radnik ne može dati unaprijed, prije nastanka potraživanja. Zakon o radu, članak 96..

Za lakšu provjeru povežite ispravak s odgovarajućom obračunskom listom plaće. Računovodstvo treba dobiti podatke za konkretno razdoblje, opis promjene i dokumentaciju na kojoj se temelji.

Posebno pazite na decimalne sate

Vrijeme 7:30 u zapisu sati i minuta znači sedam sati i trideset minuta. U decimalnom prikazu to je 7,50 sati. Vrijednost 7,30 decimalnih sati znači sedam sati i osamnaest minuta, jer je 0,30 puta 60 jednako 18.

Trajanje	Decimalni sati
7 sati i 15 minuta	7,25
7 sati i 30 minuta	7,50
7 sati i 45 minuta	7,75
8 sati	8,00

Ako je pogrešno uneseno 7,30 umjesto 7,50 za pet radnih dana, razlika je ukupno jedan sat. Zato kod uvoza iz tablice prvo provjerite nekoliko poznatih primjera pa tek onda obradite cijeli mjesec.

Kako smanjiti broj naknadnih ispravaka

Kratka redovita provjera lakša je od rekonstrukcije cijelog mjeseca. Prilagodite je organizaciji posla: voditelj smjene može pregledati nedostajuće odjave na završetku dana, a administracija periodično izdvojiti duple unose i nerazjašnjene odsutnosti.

U internu uputu uključite kome se prijavljuje pogreška, tko je provjerava i kako se šalje zamjenska datoteka računovodstvu. Korisno je unaprijed dogovoriti i naziv datoteka, primjerice "Evidencija-2026-09-v2", kako bi se razlikovale prethodne i važeće verzije.

Evidenciju treba čuvati najmanje šest godina od isteka godine u kojoj je nastala, odnosno do pravomoćnog završetka radnog spora ako poslodavac zna da je pokrenut. Pravilnik NN 55/2024, članak 18.. Uz nju organizirajte i pripadajuće bilješke o promjenama kako biste poslije mogli razumjeti konačne podatke.

Za širi postupak pripreme podataka koristite mjesečnu kontrolnu listu za malu firmu. Ispravak je praktično dovršen kada konačna evidencija, pregled odsutnosti i podaci za obračun prikazuju isti, provjereni događaj.