Terenski rad u maloj firmi - radni sati, putni nalozi, kilometraža i troškovi

Terenski rad je stvarnost mnogih malih firmi: serviser ide kod klijenta, montažer obilazi lokaciju, građevinski tim radi na gradilištu, dostava ima više stanica u jednom danu, a vlasnik obrta usput rješava nabavu, banku i sastanak.

Problem nastaje kada se sve to u administraciji zove samo "teren". Jedna riječ, a iza nje se kriju četiri različite evidencije: radni sati, putni nalozi, kilometraža i troškovi. Ako ih ne razdvojite, na kraju mjeseca ne znate što ulazi u plaću, što u JOPPD, što je stvarni trošak, a što samo dogovor iz poruke.

Ovaj vodič je za male firme koje žele jednostavan, ali čvrst sustav za terenske ekipe u 2026. godini.

Prvo razdvojite četiri pojma

Najveća operativna greška je kada se "teren" koristi za sve. U praksi treba razlikovati:

Pojam	Što znači u praksi	Glavna evidencija
Terenski rad	Radnik obavlja posao izvan sjedišta ili stalne poslovne lokacije	Evidencija radnog vremena
Službeno putovanje	Radnik je upućen na konkretan put radi obavljanja posla	Putni nalog
Loko vožnja	Kraće službene relacije privatnim vozilom, često unutar mjesta rada	Evidencija vožnji/kilometraže
Stvarni trošak	Cestarina, parking, smještaj, karta, gorivo za službeno vozilo	Račun i obračun troškova

Ove stvari se mogu preklapati, ali ne znače isto. Primjerice, serviser može raditi na terenu cijeli dan, ali to ne znači da svaki dan automatski ima dnevnicu. Dostavljač može voziti službeno vozilo cijeli dan, ali to nije isto što i naknada za korištenje privatnog automobila. Monter može imati putni nalog za odlazak u drugi grad, ali radni sati i dalje moraju biti pravilno evidentirani.

Terenski rad u evidenciji radnog vremena

Prema Pravilniku NN 55/2024, evidencija o radnom vremenu sadrži, među ostalim, ukupno dnevno radno vrijeme i sate terenskog rada kada oni odgovaraju stvarnom stanju. Evidencija se vodi za obračunsko razdoblje plaće, mora biti točna i ažurna, a podaci se unose najkasnije sedmog dana od dana za koji se popunjavaju.

Za terenske radnike to znači da nije dovoljno znati da je netko "bio na terenu". Treba znati:

• koji dan je radio
• kada je počeo i završio rad, ako se ti podaci vode
• koliko je ukupno sati radio
• koliko je od toga bilo terenskog rada
• je li bilo prekovremenog rada
• je li bilo noćnog rada, rada nedjeljom ili blagdanom
• je li bilo zastoja, čekanja ili prekida za koje radnik nije odgovoran
• je li korišten dnevni ili tjedni odmor prema rasporedu

Detaljniji pregled obveznih podataka nalazi se u članku Evidencija radnog vremena prema Pravilniku NN 55/2024.

Kada je potreban putni nalog

Putni nalog je potreban kada želite uredno dokumentirati službeno putovanje i povezane troškove: dnevnice, naknadu za korištenje privatnog vozila, smještaj, cestarine, parking, karte i druge izdatke.

Za terenske ekipe najčešći scenariji su:

• montaža kod klijenta u drugom gradu
• višednevni rad na gradilištu
• servis opreme na udaljenoj lokaciji
• obilazak prodajnog područja
• edukacija, seminar ili tehničko osposobljavanje izvan sjedišta
• odlazak u inozemstvo radi instalacije, nadzora ili podrške

Putni nalog treba pokazati tko putuje, kamo, zašto, kada kreće, kada se vraća, kojim prijevoznim sredstvom putuje i koji su troškovi nastali. Ako se putuje automobilom, važno je evidentirati i podatke o vozilu te početno i završno stanje kilometar-sata.

Za detaljan postupak pogledajte Putni nalog - kako pravilno ispuniti korak po korak.

Kada je dovoljna evidencija vožnji

Ne treba svaki kratki odlazak pretvarati u veliki putni nalog. Ako radnik koristi privatno vozilo za kraće službene relacije, često je praktičnija evidencija loko vožnje ili evidencija korištenja privatnog automobila u službene svrhe.

Tipični primjeri:

• odlazak do klijenta u istom gradu
• preuzimanje materijala kod dobavljača
• odlazak na poštu, banku ili javnu instituciju
• obilazak dvije ili tri lokacije u istom radnom danu
• dostava dokumentacije ili manjeg paketa

U evidenciji vožnji obično trebate imati:

• datum
• radnika/vozača
• vozilo
• relaciju
• svrhu vožnje
• broj kilometara
• izračun naknade, ako se koristi privatno vozilo
• odobrenje ili interni trag da je vožnja bila službena

Za osnovni vodič pogledajte Loko vožnja - evidencija i obračun naknade 2026.

Kilometraža: privatno vozilo, službeno vozilo i računi za gorivo

Kod terenskog rada posebno je važno znati koje vozilo se koristi.

Privatno vozilo radnika

Ako radnik koristi privatni automobil u službene svrhe, prema važećem poreznom pravilniku može mu se neoporezivo isplatiti naknada do 0,50 EUR po prijeđenom kilometru. Ta naknada pokriva korištenje privatnog vozila: gorivo, amortizaciju, održavanje, registraciju i osiguranje.

Zato kod privatnog vozila nemojte istovremeno radniku refundirati gorivo kao da je riječ o službenom vozilu. Praktično pravilo je:

• privatno vozilo: kilometri x propisana naknada
• službeno vozilo: stvarni troškovi vozila uz račune i internu evidenciju

Službeno vozilo

Ako radnik koristi službeno vozilo, ne isplaćuje mu se naknada za privatni automobil. Tada firma vodi troškove službenog vozila:

• gorivo
• cestarine
• parking
• servis
• registraciju
• osiguranje
• gume i opremu

Kod službenog vozila i dalje je korisno voditi relacije i kilometre. Ne zato da se radniku isplati naknada po kilometru, nego zato da tvrtka može dokazati poslovnu uporabu, kontrolirati troškove i vidjeti stvarnu potrošnju vozila.

Usporedba modela dostupna je u članku Službeno ili privatno vozilo - što je isplativije.

Dnevnice za službeni put i dnevnice za rad na terenu

Dnevnice su često najosjetljiviji dio terenskog rada jer zvuče jednostavno, ali ovise o uvjetima. Porezni pravilnik razlikuje službena putovanja i rad na terenu, a dnevnica za rad na terenu pokriva prehranu i druge troškove radnika na terenu, osim smještaja koji se podmiruje na teret poslodavca.

U praksi ne treba automatski pretpostaviti:

• da svaki izlazak na teren znači dnevnicu
• da svaka vožnja izvan ureda znači službeni put
• da se dnevnica i naknada za prehranu mogu slagati bez provjere
• da se osigurani ručak ne mora uzeti u obzir
• da je "rad na terenu" dovoljan opis bez lokacije i svrhe

Kod tuzemnog službenog puta dnevnice se uobičajeno vežu uz trajanje puta:

Trajanje	Tipičan neoporezivi okvir
više od 12 sati	puna tuzemna dnevnica
više od 8, a manje od 12 sati	pola tuzemne dnevnice
manje od 8 sati	u pravilu nema dnevnice

Ako je radniku na službenom putu ili radu na terenu osiguran ručak ili večera na teret poslodavca, neoporezivi iznos dnevnice umanjuje se. Doručak uključen u cijenu noćenja tretira se kao dio smještaja, a ne kao osigurana prehrana za umanjenje dnevnice.

Za detalje i primjere pogledajte Dnevnice za službena putovanja u Hrvatskoj 2026, Kalkulator dnevnica 2026 i Inozemne dnevnice 2026.

Primjeri iz prakse

Primjer 1: serviser obilazi tri klijenta u istom gradu

Serviser kreće iz ureda, obilazi tri lokacije i vraća se u ured isti dan. Koristi privatni automobil uz odobrenje poslodavca.

Što treba evidentirati:

• radne sate za taj dan
• sate terenskog rada, ako se tako vodi stvarno stanje
• relacije između lokacija
• svrhu svake vožnje ili skupnu svrhu obilaska
• ukupne kilometre
• naknadu za korištenje privatnog automobila
• eventualne račune za parking

U ovom scenariju najčešće nema potrebe za dnevnicom ako se radi o kraćem lokalnom obilasku, ali treba imati urednu evidenciju vožnji i radnog vremena.

Primjer 2: montaža opreme u drugom gradu

Montažer ide iz Zagreba u Zadar, radi instalaciju kod klijenta i vraća se isti dan. Put traje više od 12 sati, a koristi službeno vozilo.

Što treba evidentirati:

• putni nalog s odredištem, svrhom, vremenima i vozilom
• radne sate i eventualne prekovremene sate
• sate terenskog rada
• početno i završno stanje kilometar-sata vozila
• račune za gorivo, cestarinu i parking ako postoje
• obračun dnevnice, uz provjeru osiguranih obroka
• izvješće s puta

Ovdje se putni nalog, evidencija rada i troškovi vozila moraju slagati. Ako putni nalog kaže jedno vrijeme povratka, a evidencija rada drugo, problem će se pojaviti kod obračuna.

Primjer 3: građevinski tim radi na lokaciji tri tjedna

Radnici svaki dan rade na gradilištu izvan sjedišta firme. Dio radnika spava u smještaju koji plaća poslodavac.

Što treba definirati unaprijed:

• je li mjesto rada ugovoreno ili privremeno određeno
• kako se evidentiraju dolazak, odlazak i ukupni sati rada
• tko vodi evidenciju na lokaciji
• kako se odobravaju prekovremeni
• kako se tretiraju dnevnice za rad na terenu, smještaj i prehrana
• tko prikuplja račune i dokaze
• kako se troškovi zatvaraju na kraju tjedna ili mjeseca

Kod višednevnog terenskog rada najopasnije je čekati kraj mjeseca. Ako se računi, sati i smještaj ne prate usput, obračun se kasnije pretvara u rekonstrukciju.

Što treba pisati u internom pravilu

Mala firma ne mora imati kompliciran pravilnik od 40 stranica, ali treba imati jasna interna pravila. Dovoljno je da radnici i administracija znaju:

• kada se izdaje putni nalog
• kada se vodi samo evidencija vožnji
• tko smije odobriti korištenje privatnog vozila
• kako se prijavljuju početni i završni kilometri
• što radnik mora slikati ili priložiti nakon puta
• u kojem roku se predaju računi
• tko zaključuje evidenciju radnog vremena
• kako se odobravaju prekovremeni sati
• kako se postupa ako radnik izgubi račun
• gdje se sprema konačni obračun

Ako to nije jasno, terenski rad se vrlo brzo počne voditi kroz poruke. Poruke mogu pomoći kao kontekst, ali ne bi trebale biti glavni administrativni sustav.

Mjesečni proces za terenske ekipe

Najbolji proces je onaj koji radnici mogu stvarno koristiti na mobitelu, a administracija može zatvoriti bez detektivskog posla.

1. Prije odlaska

Za svaki planirani teren provjerite:

• tko ide
• kamo ide
• koja je svrha
• koristi li se službeno ili privatno vozilo
• treba li putni nalog
• postoji li očekivano noćenje ili dnevnica
• tko odobrava trošak

2. Tijekom rada

Radnik ili voditelj treba bilježiti:

• početak i završetak rada
• lokaciju ili klijenta
• relaciju vožnje
• kilometre
• račune i troškove
• eventualni zastoj, čekanje ili promjenu plana

3. Nakon povratka

Prije obračuna zatvorite:

• izvješće s puta ili opis izvršenog posla
• račune
• kilometražu
• dnevnice ili terenski dodatak, ako postoje uvjeti
• posebne sate rada
• konačni obračun putnog naloga

4. Na kraju mjeseca

Administracija treba uskladiti:

• evidenciju radnog vremena
• putne naloge
• loko vožnje
• službena vozila i troškove
• neoporezive isplate
• JOPPD podatke
• digitalnu arhivu

Ovaj redoslijed se dobro nadovezuje na širi vodič Mjesečna administracija male firme 2026.

Checklist za jedan terenski dan

Za svaki dan na terenu provjerite:

• radnik je evidentiran za taj dan
• uneseni su ukupni sati rada
• označeni su sati terenskog rada, ako postoje
• prekovremeni su odobreni i obrazloženi
• relacija je jasna
• vozilo je označeno kao službeno ili privatno
• kilometri su logični
• računi su priloženi
• jasno je treba li putni nalog
• dnevnice nisu obračunate napamet
• trošak je povezan s konkretnim poslom ili klijentom

Ako se ova lista popunjava isti dan, traje nekoliko minuta. Ako se popunjava tri tjedna kasnije, traje puno dulje i manje je pouzdana.

Najčešće pogreške malih firmi

1. Sve se zove "teren"

Ako radni sati, loko vožnja, službeni put i dnevnica svi nose isti naziv, ne možete ih uredno obračunati. Naziv mora biti dovoljno precizan da računovodstvo zna što gleda.

2. Putni nalog se otvara nakon što je put završio

Naknadno složen putni nalog izgleda slabije i teže dokazuje da je put bio stvarno odobren. Putni nalog treba pokrenuti prije puta ili najkasnije na dan polaska.

3. Kilometraža nema poslovnu svrhu

Broj kilometara bez svrhe vožnje nije dovoljan. "120 km" ne govori ništa ako se ne vidi relacija i razlog odlaska.

4. Privatno i službeno vozilo se tretiraju isto

Kod privatnog vozila radniku se može isplatiti naknada po kilometru. Kod službenog vozila firma prati stvarne troškove vozila. To su različiti modeli.

5. Računi ostaju u pretincu vozila

Trošak postoji samo ako ga možete dokazati. Račun koji se izgubi prije obračuna u praksi često postaje problem, osobito kod parkinga, cestarina i sitnih troškova.

6. Terenski rad stvara prekovremene bez odobrenja

Ako posao na terenu redovito traje dulje od planiranog, to treba organizacijski riješiti. Prekovremeni nisu samo broj sati, nego i pitanje odobrenja, ograničenja i povećane plaće.

Kako izgleda dobra digitalna evidencija terena

Dobar sustav ne mora biti kompliciran. Trebao bi za svaki terenski događaj povezati:

Podatak	Zašto je važan
Radnik	zna se tko je radio i tko ima pravo na naknadu
Datum	povezuje rad, vožnju i obračun
Klijent/lokacija	dokazuje poslovnu svrhu
Početak i završetak	pomaže kod sati, dodataka i odmora
Vozilo	razlikuje službeno i privatno vozilo
Kilometri	osnova za naknadu ili kontrolu troška
Računi	dokaz stvarnih troškova
Putni nalog	dokumentira službeni put i obračun
Status	nacrt, odobreno, obračunato, arhivirano

Najveća korist digitalnog sustava nije samo "manje papira". Korist je u tome da ista informacija ne mora živjeti u tri verzije.

Zaključak

Terenski rad u maloj firmi treba voditi kroz tri povezana sloja: radno vrijeme, kretanje/vozila i troškove. Ako su ta tri sloja odvojena, ali povezana, mjesec se zatvara mirno. Ako su pomiješana u jednoj tablici ili porukama, svaka isplata postaje mala istraga.

Za servisere, montažere, dostavu, građevinu i sve male timove na terenu najbolji sustav je onaj koji se koristi odmah: radnik unese što se dogodilo, voditelj odobri, računovodstvo dobije zaključene podatke, a dokumenti završe u arhivi.

Teren je dovoljno nepredvidiv sam po sebi. Administracija ne mora biti.

Izvori i napomena

Ovaj vodič je praktični pregled i ne zamjenjuje porezni ili pravni savjet za konkretnu situaciju. Za službene propise provjerite Pravilnik NN 55/2024 o evidenciji radnika, Zakon o radu, Pravilnik o izmjenama Pravilnika o porezu na dohodak NN 143/2023 i aktualni pročišćeni tekst Pravilnika o porezu na dohodak.